При формировании делегаций для проведения переговоров принято исходить из протокольного принципа равенства статуса и численного состава сторон. Протокольные службы заранее информируют о составах своих делегаций с указанием фамилий, рангов и служебного положения. Если состав делегации меняется, то об этом принято информировать заблаговременно, до отъезда к месту встречи, и обязательно в письменном виде, чтобы избежать ошибок в написании имён, фамилий и титулов. Члены делегаций, как правило, именуются делегатами, заместителями делегатов и экспертами. В составе делегации необходимо иметь секретаря, который будет вести дневник заседаний, участвовать в подготовке итоговых документов, составлять отчёты, готовить и выпускать коммюнике, пресс и пост-релизы.