Как формируется делегация?

При формировании делегаций для проведения переговоров принято исходить из протокольного принципа равенства статуса и численного состава сторон 1.

Протокольные службы заранее информируют о составах своих делегаций с указанием фамилий, рангов и служебного положения 1. В соответствии с этими данными определяется уровень встречающих и их протокольное место за столом переговоров 1.

Если состав делегации меняется, то об этом принято информировать заблаговременно, до отъезда к месту встречи, и обязательно в письменном виде, чтобы избежать ошибок в написании имён, фамилий и титулов 1.

Члены делегаций, как правило, именуются делегатами, заместителями делегатов и экспертами 1. Заместители делегатов и эксперты участвуют во внутренней работе делегации, оказывают помощь на пленарных заседаниях и имеют право выступать от имени делегации в технических комиссиях и подкомитетах, созданных для рассмотрения предложенных для подписания документов 1.

В составе делегации необходимо иметь секретаря, который будет вести дневник заседаний, участвовать в подготовке итоговых документов, составлять отчёты, готовить и выпускать коммюнике, пресс и пост-релизы 1.