Для правильного указания данных подписанта в документе необходимо включить наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Также в формализованных документах, например, 970 или 820 формата, могут быть предусмотрены дополнительные поля, где можно указать, например, основания полномочий организации, документ, подтверждающий статус ИП, и другие сведения.