Құжаттарды дайындау және ресімдеу ережелері мыналарды қамтиды:
- Құжаттың түрі, шығу тегі, тіркеу нөмірі және күні, құжатқа қол қойылған лауазымды тұлғаның атауы, қолы және қолының толық жазылуы .
- Екі жақты басып шығару немесе көшіру кезінде құжат парағының сыртқы жағында тиісінше мөлшерге жиек болуы тиіс .
Құжаттама қызметінің бір орталықтандырылған басқару әдісімен іс жүргізуге болады . Бұл құжаттардың жіктелуіне, бірлікті сақтауға, оларды тіркеуге және архивке тапсыруға арналған .