Сыртқы контактілер

Сыртқы контактілер — ұйымыңыздан тыс пайдаланушылар. Олар серіктес компаниялардың қызметкерлері, мердігерлер, клиенттер немесе тапсырыскерлер болуы мүмкін. Қызметкерлеріңіз, мысалы, хаттар жазғанда, кездесулердің қатысушыларын қосқанда немесе қалталарды ортақ пайдалану рұқсатын реттегенде, Поштада, Күнтізбеде және Дискіде қажетті адамдарды жылдам табуы үшін, Бизнеске арналған Яндекс 360 қызметіне сыртқы контактілерді қосыңыз.

Бір ұйым үшін ең көбі 200 000 сыртқы контактіні қосуға болады.

Қосу

Тізім түрінде жүктеп салу

Ұйымыңызға CSV-файл арқылы бірден бірнеше сыртқы контактіні қосуға болады.

1. Үлгі ретінде пайдалана алатын CSV-файл үлгісін жүктеп алыңыз.

   1. admin.yandex.kz ұйым кабинетін ашыңыз.

   2. Сол жақтағы мәзірде Пайдаланушылар → Сыртқы контактілер тармағын таңдаңыз.

   3. Егер сыртқы контактілерді алғаш рет қосып жатсаңыз, экранның ортасындағы Тізімді жүктеп салу түймесін басыңыз.

      Егер ұйымыңызда сыртқы контактілер бұрыннан бар болса, кесте үстіндегі Қосу түймесін басып, Тізім түрінде жүктеп салу опциясын таңдаңыз.

   4. Үлгі опциясын басып, файлды құрылғыңызға сақтаңыз.

2. Үлгі негізінде контактілер тізімін жүктеп салу үшін жаңа файл жасаңыз.

   1. Жүктеп алынған файлға деректеріңізді толтырыңыз.

      • Бірінші жолды өзгертпеңіз — бұл өрістердің тақырыптары.

      • 2–6 жолдарындағы үлгілер бойынша файлға сыртқы контактілер деректерін қосыңыз. Үлгілері бар жолдарды жойыңыз.

        Өрістердің сипаттамасы:

        N	Өріс	Құрамы	Пікір
        1	last_name	Тегі
        2	first_name	Аты
        3	middle_name	Әкесінің аты
        4	title	Лауазым
        5	company	Компания
        6	address	Пошта мекенжайы
        7	department	Бөлімше
        8	phone_number	Телефон нөмірі
        9	is_main_phone_number	Негізгі телефон нөмірінің төлсипаты	Жарамды мәндер: true — негізгі; false — қосымша. Негізгі телефон нөмірі тек біреу ғана болады.
        10	phone_number_type	Телефон нөмірінің түрі	Жарамды мәндер: work — жұмыс телефоны; mobile — мобильді телефон; ip — IP телефоны; басқа телефон нөмірлері үшін өрісті бос қалдырыңыз.
        11	email	Электрондық пошта мекенжайы	Сыртқы контактілер тізімінде бірегей болуы керек.
        12	is_main_email	Негізгі электрондық мекенжайдың төлсипаты	Жарамды мәндер: true — негізгі; false — қосымша. Негізгі электрондық мекенжайы тек біреу ғана болады.
        13	email_type	Электрондық мекенжайдың түрі	Жарамды мәндер: work — жұмыс поштасы; жеке пошта үшін өрісті бос қалдырыңыз.

      Сонымен қатар келесі ережелерді сақтаңыз:

      • Файлдардағы бөлгіш — үтір.

      • Ішінде үтірі бар өрістердің мәнін тік тырнақшалар ішінде көрсетіңіз. Мысалы, "Лев Толстой көш., 16".

      • Электрондық пошта өрісіндегі мән бірегей болуы керек. Егер файлда ұйымыңыздың сыртқы контактілер тізімінде бұрыннан бар электрондық пошта мекенжайы бар жол болса, мұндай файл жүктеп салу қатесін тудырады.

      • Контактіге қосымша электрондық пошта мекенжайларын немесе телефон нөмірлерін қосу үшін, осындай жолдардың алғашқы жеті өрісін бос қалдыра отырып, осы деректер толтырылған жолдарды CSV файлына негізгі ақпараты бар жолдың артына орналастырыңыз.

        Ескерту

        Ұйымыңыздың сыртқы контактілер тізімінде бар контактіге қосымша электрондық пошта мекенжайларын немесе телефон нөмірлерін қосу оны Бизнеске арналған Яндекс 360 интерфейсінде өзгерткен кезде ғана мүмкін болады. Интерфейсте сыртқы контактіні өзгерту жолы

   2. CSV файлын UTF-8 кодтауында сақтаңыз.

      Назар аударыңыз

      Егер файлды басқа кодтауда сақтасаңыз, ол дұрыс анықталмайды.

   3. Файлдағы жолдар саны 1000-нан аспайтынына және оның өлшемі 10 МБ-тан аспайтынына көз жеткізіңіз. Егер файл үлкен болса, оны бірнеше кішірек файлдарға бөліңіз.

3. Дайындалған тізімді жүктеп салыңыз.

   1. admin.yandex.kz ұйым кабинетін ашыңыз.

   2. Сол жақтағы мәзірде Пайдаланушылар → Сыртқы контактілер тармағын таңдаңыз.

   3. Егер сыртқы контактілерді алғаш рет қосып жатсаңыз, экранның ортасындағы Тізімді жүктеп салу түймесін басыңыз.

      Егер ұйымыңызда сыртқы контактілер бұрыннан бар болса, кесте үстіндегі Қосу түймесін басып, Тізім түрінде жүктеп салу опциясын таңдаңыз.

   4. CSV файлын таңдау түймесін басып, файлыңызды көрсетіңіз.

   5. Тізімді жүктеп салу түймесін басып, жүктеп салу аяқталғанша күтіңіз. Қосылған пайдаланушылар Сыртқы контактілер тізімінде көрсетіледі.

      Егер жүктеп салу кезінде қателер пайда болса, файлдағы деректер жүктеп салынбайды. Оларды түзетіп, тізімді қайта жүктеп салып көріңіз.

Контактіні қолмен жасау

1. admin.yandex.kz ұйым кабинетін ашыңыз.

2. Сол жақтағы мәзірде Пайдаланушылар → Сыртқы контактілер тармағын таңдаңыз.

3. Егер сыртқы контактілерді алғаш рет қосып жатсаңыз, экранның ортасындағы Қолмен қосу түймесін басыңыз.

   Егер ұйымыңызда сыртқы контактілер бұрыннан бар болса, тізім үстіндегі Қосу түймесін басып, Қолмен жасау опциясын таңдаңыз.

4. Сыртқы контактілердің өрістерін толтырыңыз:

   • Тегі, аты және электрондық поштасы бар өрістер толтыруға міндетті.
   • Электрондық пошта, жұмыс, мобильді және IP телефондары үшін негізгі мәндерден басқа 15-ке дейін қосымша мәндер қосуға болады. Ол үшін қажетті өрістің оң жағындағы белгішесін басыңыз.
   • Контактілердің барлық электрондық пошта мекенжайлары бірегей болуы тиіс.

5. Енгізілген ақпаратты тексеріп, Қосу түймесін басыңыз.

6. Егер енгізу кезінде қателіктер жіберілсе, жүйе ішіндегі мәндерді түзету қажет өрістерді көрсетеді. Оларды қайта өзгертіп, Қосу түймесін басыңыз.

   Егер бәрі дұрыс толтырылса, пайдаланушы сыртқы контактілер тізімінде пайда болады.

Табу

Сыртқы контактілер бөлімнің оң жақ жоғарғы бұрышында іздеу жолағы орналасқан. Табу қажет адамның белгілі деректерін енгізуді бастаңыз: аты, тегі, әкесінің аты, электрондық поштасы немесе ол жұмыс істейтін компанияның атауы. Экранда жарамды сыртқы контактілердің тізімі пайда болады.

Карточкасын ашу үшін, тізімнен пайдаланушыны таңдаңыз. Оның ішінде контакт үшін қосылған барлық деректер көрсетіледі. Егер оған қосымша телефон нөмірлері немесе электрондық пошта мекенжайлары тіркелген болса, оларды көру үшін картадағы Қосымша көрсету көрсету түймесін басыңыз.

Өзгерту

1. admin.yandex.kz ұйым кабинетін ашыңыз.
2. Сол жақтағы мәзірде Пайдаланушылар → Сыртқы контактілер тармағын таңдаңыз.
3. Меңзерді қажетті контактіге апарыңыз. Егер қажет болса, тізім бойынша іздеу опциясын пайдаланыңыз. Іздеу реті Табу бөлімінде сипатталған.
4. Жолдың оң жағында  белгішесін басып, Өзгерту опциясын таңдаңыз.
5. Контактінің деректерін өзгертіп, Сақтау түймесін басыңыз.

Жою

1. admin.yandex.kz ұйым кабинетін ашыңыз.
2. Сол жақтағы мәзірде Пайдаланушылар → Сыртқы контактілер тармағын таңдаңыз.
3. Меңзерді қажетті контактіге апарыңыз. Егер қажет болса, тізім бойынша іздеу опциясын пайдаланыңыз. Іздеу реті Табу бөлімінде сипатталған.
4. Жолдың оң жағында  белгішесін басып, Жою опциясын таңдаңыз.
5. Жоюды растаңыз.
6. Осы кезде контакт тізімнен жоғалады. Осы контактімен бөліскен Диск қызметіндегі сілтеме бойынша файлдар және ол шақырылған Күнтізбе қызметіндегі кездесулер оған қолжетімді болып қалады. Файлдарға кіру рұқсатын жауып, кездесулерден қолмен жоюға болады.

Пошта, Күнтізбе және Диск қызметтеріндегі сыртқы контактілер

Ұйымыңызда жоқ контактілер жалаушасымен белгіленеді. Хаттарды жібергенде, жиналысқа қатысушыларды қосқанда немесе адамдарды ортақ қалтаға шақырғанда осындай белгіге назар аударыңыз. Бұл жабық ақпаратты басқа ұйымның қызметкерімен қате бөлісу мүмкіндігін азайтады.

Сыртқы контактілер келесі жерлерде көрсетіледі:

Поштада

• Алушыларды таңдап, олар туралы ақпаратты қараған кезде.
  Хат жазу кезінде алушыларды қалай таңдауға болады
• Хаттар бойынша іздеу нәтижелерінде.
  Хаттар бойынша қалай іздеуге болады?

Күнтізбеде

• Оқиғаға қатысушыларды қосқан кезде немесе олар туралы ақпаратты көрген кезде.
  Оқиғаға қатысушыларды қалай шақыруға болады

Дискіде

• Қалтаны ортақ пайдалану рұқсатын реттеу кезінде.
  Қалтаны ортақ пайдалану рұқсатын реттеу жолы