Совместный доступ к ящикам в почтовых программах

Некоторые почтовые программы позволяют работать с ящиками нескольких человек одновременно. Настроить совместную работу можно в Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird или Почте (macOS).

Это может потребоваться, если администратор организации предоставил вам доступ к:

  • Делегированному ящику — ящику коллеги, право пользования которым вам открыли, например на время отпуска владельца.
  • Общему ящику — тому, у которого нет конкретного владельца: им пользуются несколько сотрудников, например из одного отдела.

Работа с письмами в таких ящиках ведется совместно — все действия, которые выполняет в ящике один сотрудник, отображаются и у других. Например, письма, которые прочитает сотрудник с доступом к делегированному ящику, отметятся прочитанными и в почтовой программе владельца ящика. Или если один из пользователей общего ящика удалит письмо, другие пользователи тоже больше не увидят этого письма.

Чтобы пользоваться общими и делегированными ящиками, знать пароли от чужих аккаунтов не требуется — доступ к таким ящикам предоставляет администратор организации. От того, какие права он вам назначит, зависят конкретные действия, которые вы сможете выполнять в этих ящиках.

Что можно делать в почтовом ящике, к которому предоставили доступ

  • Просматривать содержимое и управлять ящиком:

    • читать письма;
    • помечать их метками;
    • управлять письмами — раскладывать по папкам, перемещать в архив или удалять;
    • создавать и удалять папки, метки, подписи, правила обработки писем.

  • Отправлять письма, если администратор выдал вам соответствующие права:

    • право на отправку — позволяет отправлять письма как в режиме «Отправить как», так и в режиме «Отправить от имени»;
    • право на ограниченную отправку — позволяет отправлять письма в режиме «Отправить от имени».

Настройка почтовой программы

Когда вам на почту придет уведомление об открытии доступа к ящику коллеги или к общему ящику, добавьте адрес этого ящика в почтовую программу.

Инструкция приведена для классической версии MS Outlook

Для других версий Outlook содержание шагов может отличаться.

  1. Перейдите в меню Файл и в разделе Сведения нажмите Добавление учетной записи.

  2. Выберите Ручная настройка или дополнительные типы серверов и нажмите Далее.

  3. Выберите Протокол POP или IMAP и нажмите Далее.

  4. Укажите параметры учетной записи. Они зависят от режима, в котором вам разрешена отправка писем: «Отправить как» или «Отправить от имени».

    • В разделе Сведения о пользователе укажите данные ящика, к которому вам предоставили доступ:

      • Имя — имя и фамилию владельца делегировнного ящика (например, «Сергей Петров») или название общего ящика (например, «Общий ящик отдела кадров»);
      • Адрес электронной почты — его почтовый адрес на Яндексе (например, «s.petrov@example.kz» или «shared@example.kz»).

    • В разделе Сведения о сервере:

      • Тип учетной записи — IMAP;
      • Сервер входящей почты — imap.yandex.kz (или imap.ya.ru, если вы подключаетесь не из России);
      • Сервер исходящей почты (SMTP) — smtp.yandex.kz;

    • В разделе Вход в систему:

      • Пользователь — технический логин в формате домен вашей организации/ваш логин на Яндексе/имя ящика, к которому вам открыли доступ (например, «example.ru/s.petrov/a.ivanov» или «example.ru/user/shared»);
      • Пароль — ваш пароль приложения для Яндекс Почты. Как создать пароль приложения, если у вас его еще нет, смотрите в инструкции.

    • В разделе Сведения о пользователе укажите данные вашего ящика:

      • Имя — ваши имя и фамилию (например, «Алексей Иванов»);
      • Адрес электронной почты — ваш почтовый адрес на Яндексе (например, «a.ivanov@example.kz» или «user@example.kz»).

    • В разделе Сведения о сервере:

      • Тип учетной записи — IMAP;
      • Сервер входящей почты — imap.yandex.kz (или imap.ya.ru, если вы подключаетесь не из России);
      • Сервер исходящей почты (SMTP) — smtp.yandex.kz;

    • В разделе Вход в систему:

      • Пользователь — технический логин в формате домен вашей организации/ваш логин на Яндексе/имя ящика, к которому вам открыли доступ (например, «example.ru/s.petrov/a.ivanov» или «example.ru/user/shared»);
      • Пароль — ваш пароль приложения для Яндекс Почты. Как создать пароль приложения, если у вас его еще нет, смотрите в инструкции.

    Оставьте другие параметры по умолчанию и нажмите Другие настройки.

  5. Укажите параметры исходящей почты.

    1. На вкладке Общие введите имя подключаемой учетной записи. Это имя вы будете видеть у себя в списке доступных ящиков.

    2. Перейдите на вкладку Дополнительно. Укажите следующие параметры серверов:

      • IMAP-сервер — 993;
      • SMTP-сервер — 465.

      Для обоих серверов в пункте Использовать следующий тип шифрованного подключения выберите значение SSL.

    3. Если вам разрешена отправка в режиме «Отправить как», на вкладке Сервер исходящей почты включите опцию SMTP-серверу требуется проверка подлинности, выберите значение Вход с помощью и заполните поля:

      • Имя пользователя — ваш логин на Яндексе.
      • Пароль — пароль приложения для Яндекс Почты, который вы указали на шаге 4.

    4. Оставьте остальные параметры по умолчанию и нажмите ОК.

  6. Чтобы завершить настройку учетной записи, в окне Добавить учетную запись нажмите Далее — будет выполнена проверка настроек. Если проверка завершилась удачно, нажмите Готово. Если нет, убедитесь, что все параметры указаны корректно.

  1. Запустите программу.

  2. В окне Настройка имеющейся у вас учётной записи электронной почты укажите следующие параметры:

    • Ваше имя — имя пользователя (например, «Иван Петров»);

    • Адрес электронной почты — ваш почтовый адрес на Яндексе (например,«i.petrov@example.kz»);

    • Пароль — ваш пароль приложения для Яндекс Почты.

  3. Нажмите кнопку Настроить вручную и укажите следующие параметры серверов электронной почты:

    Входящая почта

    • Протокол — IMAP;

    • Имя сервера — imap.yandex.kz (или imap.ya.ru, если вы подключаетесь не из России);

    • Порт — 993;

    • SSL — SSL/TLS;

    • Аутентификация — «Обычный пароль». Используйте пароль приложения для Яндекс Почты.

    • Имя пользователя:

    • Если нужно, чтобы в вашей почте появились все ящики, к которым вам открыли доступ, укажите ваш логин на Яндексе, например «i.petrov@example.kz»:

    • Если нужно, чтобы в почте появился ящик конкретного пользователя, введите логин в формате домен вашей организации/ваш логин на Яндексе/имя ящика, к которому вам открыли доступ (например, example.kz/i.petrov/office):

    Исходящая почта

    • Имя сервера — smtp.yandex.kz;

    • Порт — 465;

    • SSL — SSL/TLS;

    • Аутентификация — «Обычный пароль». Используйте пароль приложения, который вы пароль приложения для Яндекс Почты.

    • Имя пользователя — ваш логин на Яндексе, например «i.petrov@example.kz».

  4. Нажмите кнопку Перетестировать, чтобы проверить корректность введенных параметров. Если проверка прошла успешно, нажмите кнопку Готово.

  1. Запустите программу и откройте меню Почта → Добавить учетную запись, чтобы открыть мастер создания учетной записи.

    Примечание

    Мастер создания учетной записи открывается автоматически при первом запуске программы.

  2. Выберите пункт Другая учетная запись Почты... и нажмите кнопку Продолжить.

  3. Укажите следующие параметры учетной записи:

    • Полное имя — ваши имя и фамилия, например «Иван Петров»;
    • Адрес e-mail — ваш логин на Яндексе, например, «i.petrov@example.ru»;
    • Пароль — ваш пароль приложения для Яндекс Почты.

    Нажмите кнопку Войти — программа проверит корректность введенных данных.

    Настройка учетной записи вручную

    Укажите следующие параметры учетной записи:

    • Адрес e-mail — ваш логин на Яндексе, например, «i.petrov@example.ru»;
    • Имя пользователя — логин в формате домен вашей организации/ваш логин на Яндексе/имя ящика, к которому вам открыли доступ (например, example.ru/i.petrov/office);
    • Пароль — ваш пароль приложения для Яндекс Почты;
    • Тип учетной записи — IMAP;
    • Сервер входящей почты — imap.yandex.kz;
    • Сервер исходящей почты — smtp.yandex.kz.

    Нажмите кнопку Войти.

  4. Откройте меню Почта → Настройки.

  5. Перейдите на вкладку Настройки сервера.

  6. В разделе Сервер входящей почты (IMAP) отключите опцию Настроить параметры подключения автоматически. В поле Порт укажите значение 993.

  7. В разделе Сервер исходящей почты (SMTP) отключите опцию Настроить параметры подключения автоматически. В поле Порт укажите значение 465.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

После этого перезагрузите почтовую программу. В списке папок слева появится ящик, к которому вам открыли доступ. Вы сможете работать с ним так же, как со своим ящиком — выбирайте нужную папку в ящике и на экране появится ее содержимое.

Как сотруднику отправить письмо, чтобы получатель видел реального отправителя

Для отправки писем от имени владельца делегированного ящика или от имени общего ящика с указанием реального отправителя:

  • при настройке доступа администратор должен выдать вам право отправки в режиме «Отправить от имени»;
  • параметры учетной записи должны быть настроены на отправку в этом режиме (см. п. 4 инструкции по настройке).

Инструкция по отправке письма описана для MS Outlook. Для других почтовых программ шаги будут отличаться от перечисленных.

  1. Начните создавать новое сообщение или отвечать на письмо, которое пришло в ящик, к которому вам предоставили доступ.

  2. Заполните отправителя письма:

    1. Нажмите кнопку От и выберите Другой адрес электронной почты.
    2. В поле От введите электронный адрес ящика, к которому вам предоставили доступ.
    3. Нажмите Отправить с помощь и выберите свой электронный адрес.

  3. Остальные поля письма заполните как обычно и нажмите Отправить. Если условия отправки в режиме «Отправить от имени» соблюдены и все сделано правильно, получателю придет письмо с адреса владельца ящика. При прочтении этого письма в почтовой программе он увидит, что письмо отправлено вами от имени владельца.

    Если получатель письма не пользуется почтовой программой, поддерживающей совместную работу

    В этом случае информация об «Отправке от имени» может не отражаться у получателя.

Как сотруднику отправить письмо, чтобы получатель не видел реального отправителя

Для отправки писем под аккаунтом владельца делегированного ящика или под аккаунтом общего ящика без указания реального отправителя:

  • при настройке доступа администратор должен выдать вам право отправки в режиме «Отправить как»;
  • параметры учетной записи должны быть настроены на отправку в этом режиме (см. п. 4 инструкции по настройке).

Инструкция по отправке письма описана для MS Outlook. Для других почтовых программ шаги будут отличаться от перечисленных.

  1. Начните создавать новое сообщение или отвечать на письмо, которое пришло в ящик, к которому вам предоставили доступ.

  2. Заполните отправителя письма:

    1. Нажмите кнопку От.
    2. Из предложенных в верхней части списка учетных записей выберите ту, которая соответствует ящику, к которому вам предоставили доступ.

    Примечание

    По умолчанию в поле От подставляется адрес активного почтового ящика — того, в папках которого находится курсор. Но вы всегда можете изменить отправителя при написании письма.

  3. Остальные поля письма заполните как обычно и нажмите Отправить. Если условия отправки в режиме «Отправить как» соблюдены и все сделано правильно, получателю придет письмо в котором в качестве отправителя будет указан владелец почтового ящика, к которому вам предоставили доступ.

Как отредактировать параметры учетной записи

Изменение параметров учетной записи может потребоваться, если вам изменили права на режимы отправки писем из чужого ящика или если в первоначальных настройках допущены ошибки.

  1. Перейдите в меню Файл и в разделе Сведения выберите Настройка учетных записей.
  2. Выберите учетную запись, которую хотите отредактировать.
  3. Нажмите кнопку Изменить и внесите необходимые правки.

У меня отозвали доступ к чужому ящику. Как его удалить

  1. Перейдите в меню Файл и в разделе Сведения выберите Настройка учетных записей.
  2. Выберите учетную запись, которую хотите удалить из своей почтовой программы, и нажмите кнопку Удалить.

Ррежим «Отправить от имени» (Send on behalf) — получателям будут приходить письма с адреса владельца делегированного ящика или с адреса общего ящика, но в почтовой программе они увидят, что письмо отправлено от его имени конкретным сотрудником.

Режим «Отправить как» (Send as) — получатели будут видеть в письмах только имя владельца делегированного ящика (как будто их отправил непосредственно владелец) или имя общего ящика.

О настройке Microsoft Outlook для работы со своим почтовым ящиком Яндекс Почты можно почитать в соответствующей статье.

О настройке Mozilla Thundebird для работы со своим почтовым ящиком Яндекс Почты можно почитать в соответствующей статье.

О настройке Почте (macOS) для работы со своим почтовым ящиком Яндекс Почты можно почитать в соответствующей статье.

Предыдущая
Другие программы
Следующая
Решение проблем с почтовой программой