Создать событие

В Яндекс Календаре вы можете быстро создать событие и настроить напоминание о нем, запланировать мероприятие с большим количеством участников или пригласить коллег и партнеров на видеовстречу.

Как создать событие

1. Нажмите кнопку Создать событие или выберите в календаре любое свободное время.

2. Напишите название события. Это поможет легко узнать событие среди других.

3. Добавьте описание — оно необязательно, но поможет другим участникам понять, что ждет их на мероприятии. Описание пригодится, если нужно обозначить повестку дня или указать важные детали, например, порядок выступления участников или ссылки на материалы, которые нужно изучить перед встречей.

4. Укажите дату и время начала и окончания встречи. Календарь подскажет, как долго она будет длиться — это поможет оценить, хватит ли запланированного времени и нужно ли изменить длительность события — увеличить или уменьшить.

5. Пригласите на встречу коллег или партнеров: начните писать имя или почту в поле Участники, а Календарь подскажет варианты. Тех, кому не обязательно присутствовать на встрече, вы можете пригласить как опциональных участников.

   Если имя участника подсветится красным, значит, он уже занят в это время. А если желтым, то, возможно, будет на другой встрече. Чтобы Календарь подсказал, заняты или свободны опциональные участники, включите опцию Учитывать занятость опциональных участников.

   Совет

   Чтобы быстрее выбрать удобное для всех время встречи или забронировать подходящую переговорку, воспользуйтесь расписанием участников.

   Расписание участников

   Расписание выглядит как таблица, строки которой — это участники и переговорки, а столбцы — рабочие часы.

   Чтобы переключаться между днями, используйте стрелки и в верхней части расписания. Чтобы вернуться к сегодняшнему дню, нажмите или . Время, когда участники или переговорки заняты, отмечено в расписании синими прямоугольниками.

   Чтобы изменить длительность встречи, нажмите на свободное место в расписании и потяните вправо или влево.

6. Если кто-то будет присутствовать на встрече удаленно, добавьте видеовстречу в Телемосте. Ссылка на нее появится в описании события, а также придет всем участникам на почту. Если встреча повторяется, вы сможете подключаться по одной и той же ссылке.

   Если участников много

   1. Добавьте соорганизаторов — они помогут вам управлять видеовстречей. Соорганизатором может быть сотрудник вашей организации или связанной организации, которая входит в федерации. Можно добавить только пять соорганизаторов. Подробнее об управлении встречей — в Справке Телемоста.

   2. Разошлите приглашения. Для этого укажите в поле Участники адреса рассылок для групп внутри организации или разошлите приглашение на встречу с помощью Яндекс Рассылок. Как пользоваться Рассылками.

   Убедитесь, что в настройках доступа включена опция Участники могут приглашать других, чтобы уведомление было перенаправлено с адреса рассылки всем участникам группы и встреча появилась в их календарях.

7. Вы можете прикрепить к встрече файлы, например, презентацию или отчет. Их смогут посмотреть все участники встречи. Файлы автоматически загрузятся на ваш Яндекс Диск в папку Материалы встреч.

   Прикрепленные файлы увидят только пользователи Яндекс Календаря (участники с Gmail, Outlook их не увидят). Если вы удалите файл из встречи, на Диске он все еще останется.

8. Если у вас несколько календарей, вы можете выбрать, в каком из них создать событие. После создания события оно выделится цветом выбранного календаря.

9. Укажите статус участников. Он влияет на отображение их занятости для других организаторов. Логин участника будет выделен красным, если вы выбрали статус Занят, желтым — если Возможно, занят, и серым — если Свободен.

10. Выберите время и способ уведомления о предстоящем событии. Как настроить напоминания

11. Если больше ничего указывать не нужно, нажмите кнопку Создать — событие добавится в календарь.

Дополнительные параметры события

1. Если встреча регулярная, например, это совещание по итогам недели или ежедневная планерка, включите опцию Повторять и выберите нужный вариант.

2. Укажите место проведения встречи. Если администратор организации настроил переговорки, вы можете выбрать переговорку.

3. Если участники встречи находятся в другом регионе, вы можете указать для события их часовой пояс.

4. Настройте видимость события. Если вы поделитесь календарем с другими пользователями, они увидят информацию об этом событии в своей сетке календаря. Узнать о совместном использовании

   Если информация о событии не предназначена для посторонних глаз, вы можете сделать так, чтобы ее увидели только участники встречи или сотрудники вашей организации. Для этого в поле Видимость выберите Участники или Организация.

5. Настройте права доступа к событию. Чтобы участники могли предложить другое время встречи или добавить описание, разрешите им редактировать событие. Если вы создаете открытую встречу, можно разрешить участникам приглашать на нее других людей.

6. Поставьте метку, нажав на цветной кружок сверху.