Создать событие

В полной форме отображаются сразу все параметры нового события, в том числе расписание его участников.

1. В правом верхнем углу нажмите значок и выключите опцию Использовать расширенную форму для создания событий.

2. В сетке календаря нажмите на поле с нужной датой и временем. Откроется краткая форма создания событий. Нажмите внизу Перейти к полной форме. Откроется полная форма создания события. Вы также можете открыть полную форму сразу, нажав кнопку Создать событие на панели слева.

3. Введите название и описание.

4. Вы можете прикрепить необходимые для встречи файлы, которые будут доступны другим участникам. Файлы автоматически загрузятся на ваш Яндекс Диск в папку Материалы встреч.

   Например, вы можете добавить план бюджета или годовой отчет, которые планируете обсудить с коллегами. Другие участники встречи могут посмотреть вложение, нажав на него, — файл откроется в браузере.

   Примечание

   Прикрепленные файлы увидят только пользователи Яндекс Календаря (участники с Gmail, Outlook их не увидят). Если вы удалите файл из встречи, на Диске он все еще останется.

5. Если нужно, забронируйте переговорку (доступно, только если вы работаете с доменного аккаунта и к организации подключен «Оптимальный» или «Расширенный»)

6. Укажите время и дату. Календарь подскажет, как долго она будет длиться — это поможет оценить, хватит ли запланированного времени и нужно ли изменить длительность события — увеличить или уменьшить.

Если встреча регулярная, включите опцию Повторять. Если вы добавили видеовстречу, ссылка на нее появится в описании до начала регулярной встречи. Также ссылка на видеовстречу будет приходить всем участникам на почту.

Если участники встречи находятся в другом регионе, вы можете указать для события их часовой пояс.

1. Добавьте участников встречи. Если приглашенный в это время занят, его адрес будет выделен красным. Также занятость вы можете отслеживать в блоке Занятость участников.

   Если вы планируете масштабную встречу, где будет более 100 приглашенных участников, укажите в поле Участники адреса рассылок для групп, созданных внутри организации. Или разошлите приглашение на встречу с помощью Яндекс Рассылок.

   Важно

   Убедитесь, что в настройках доступа включена опция Участники могут приглашать других, чтобы уведомление было перенаправлено с адреса рассылки всем участникам группы рассылки и встреча появилась в их календарях.

2. Укажите место проведения встречиили выберите переговорку.

3. Если кто-то будет присутствовать на встрече удаленно, в блоке Телемост нажмите Добавить видеовстречу. Ссылка на нее появится в описании события, а также придет всем участникам на почту. Если встреча повторяется, вы сможете подключаться по одной и той же ссылке.

   Во время видеовстречи вы сможете управлять доступом участников, например, выключить микрофоны. Если встреча большая, добавьте модераторов, которые помогут вам управлять видеовстречей. Модератором может быть сотрудник вашей организации или связанной организации, которая входит в федерации.

   Важно

   Можно добавить только пять модераторов видеовстречи.

   Включите комнату ожидания Для всех участников или Для внешних участников, чтобы контролировать доступ к встрече — пользователи смогут присоединиться к встрече тогда, когда их допустит организатор.

   Если включить комнату ожидания Для внешних участников, то к встрече смогут присоединиться только пользователи с аккаунтами на домене организации. Организатор и модераторы смогут допустить других участников.

4. Задайте время и способ уведомления (по почте, смс, в приложении Почта для Android или iOS, через CalDAV).

5. Настройте видимость события. Если вы поделитесь календарем с другими пользователями, информация об этом событии будет доступна всем, с кем вы поделились. Но вы можете сделать событие закрытым, чтобы информация о нем была доступна только его участникам или только сотрудникам вашей организации. Для этого в блоке Видимость включите опцию Все, Участники или Организация.

   Примечание

   Вы можете настроить видимость сразу для всех новых событий календаря в его настройках.

6. Определите права доступа к событию в блоке Доступ. Вы можете разрешить участникам редактировать ваше событие и приглашать на него других пользователей.

Расширенная форма — это полная форма с расписанием справа. В расширенной форме удобнее подбирать время встречи и переговорки, исходя из занятости участников встречи и переговорок.

1. В правом верхнем углу нажмите значок и включите опцию Использовать расширенную форму для создания событий.

2. В сетке календаря нажмите на поле с нужной датой и временем. Откроется краткая форма создания событий. Нажмите внизу Перейти к полной форме. Откроется расширенная форма создания события. Вы также можете открыть расширенную форму сразу, нажав кнопку Создать событие на панели слева.

3. Введите название и описание.

4. Вы можете прикрепить необходимые для встречи файлы, которые будут доступны другим участникам. Файлы автоматически загрузятся на ваш Яндекс Диск в папку Материалы встреч.

   Например, вы можете добавить план бюджета или годовой отчет, которые планируете обсудить с коллегами. Другие участники встречи могут посмотреть вложение, нажав на него, — файл откроется в браузере.

   Примечание

   Прикрепленные файлы увидят только пользователи Яндекс Календаря (участники с Gmail, Outlook их не увидят). Если вы удалите файл из встречи, на Диске он все еще останется.

5. Укажите время и дату. Календарь подскажет, как долго она будет длиться — это поможет оценить, хватит ли запланированного времени и нужно ли изменить длительность события — увеличить или уменьшить.

Если встреча регулярная, включите опцию Повторять. Если вы добавили видеовстречу, ссылка на нее появится в описании до начала регулярной встречи. Также ссылка на видеовстречу будет приходить всем участникам на почту.

Если участники встречи находятся в другом регионе, вы можете указать для события их часовой пояс.

1. Добавьте участников встречи. Если приглашенный не может присоединиться к событию, так как в его календаре это время уже занято, его адрес будет выделен красным. Также занятость вы можете отслеживать в блоке Занятость участников.

   Если вы планируете масштабную встречу, где будет более 100 приглашенных участников, укажите в поле Участники адреса рассылок для групп, созданных внутри организации. Или разошлите приглашение на встречу с помощью Яндекс Рассылок.

   Важно

   Убедитесь, что в настройках доступа включена опция Участники могут приглашать других, чтобы уведомление было перенаправлено с адреса рассылки всем участникам группы рассылки и встреча появилась в их календарях.

2. Укажите место проведения встречи или выберите переговорку.

3. Если кто-то будет присутствовать на встрече удаленно, в блоке Телемост нажмите Добавить видеовстречу. Ссылка на нее появится в описании события, а также придет всем участникам на почту. Если встреча повторяется, вы сможете подключаться по одной и той же ссылке.

4. Задайте время и способ уведомления (по почте, смс, в приложении Почта для Android или iOS, через CalDAV).

5. Настройте видимость события.Если вы поделитесь календарем с другими пользователями, информация об этом событии будет доступна всем, с кем вы поделились. Но вы можете сделать событие закрытым, чтобы информация о нем была доступна только его участникам или только сотрудникам вашей организации. Для этого в блоке Видимость включите опцию Все, Участники или Организация.

   Примечание

   Вы можете настроить видимость сразу для всех новых событий календаря в его настройках.

6. Определите права доступа к событию в блоке Доступ. Вы можете разрешить участникам редактировать ваше событие и приглашать на него других пользователей.