Совместный доступ к файлам и папкам

Для совместной работы с файлами и папками на Диске к ним можно открывать доступ на просмотр или редактирование. Доступ может быть:

Персональным (адресным) — для конкретных сотрудников, групп и подразделений организации.
Общим — для всех сотрудников организации и внешних контактов.

Когда вы настраиваете доступ к файлу или папке, создается ссылка. Ее нужно отправить тем, для кого вы настроили доступ.

Особенности совместного доступа

В каждой ссылке свой набор доступов, даже если это ссылки на вложенные друг в друга папки. Если вы откроете кому-то доступ к папке, потом откроете доступ к вложенному в эту папку файлу и закроете доступ к папке, то у этого человека все равно останется доступ к вложенному файлу.

Пример

У Игоря есть папка «Ежемесячные отчеты». Он открыл доступ к этой папке на редактирование для коллеги Марины. Марина сможет просматривать и редактировать все файлы, которые лежат в этой папке. Игорю нужно, чтобы Марина отредактировала только файл «Сентябрь», и не смотрела отчеты за другие месяцы. Для этого он открыл Марине персональный доступ к файлу «Сентябрь» и закрыл доступ к папке «Ежемесячные отчеты».

Чтобы у Марины не было доступа к любым файлам в папке «Ежемесячные отчеты», Игорю нужно закрыть доступ и к самой папке, и к вложенным файлам, к которым у Марины есть доступ. Если он закроет только доступ к вложенному файлу, но оставит доступ на редактирование папки, то Марина все равно сможет просматривать и редактировать вложенный файл, даже если у нее не будет персонального доступа к нему.

Ограничения и советы

Адресный доступ к папкам — это новая возможность, которой пока может не быть у сотрудников вашей организации. Если у вас не получится настроить адресный доступ к папке по инструкции из этой статьи, вы сможете настроить общий доступ к папке по другой инструкции или настроить адресный доступ к отдельным файлам.

Что произойдет, когда включится адресный доступ к папкам

Адресный доступ к папкам заменит возможность создавать и настраивать общие папки.

Сотрудники не смогут:

Создавать общие папки — из контекстного меню личных папок исчезнет пункт Настроить доступ.
Приглашать новых пользователей в существующие общие папки — в окне настройки доступа к общей папке не будут работать строка поиска и кнопка Добавить.

Сотрудники смогут:

Пользоваться существующими общими папками.
Закрывать доступы к существующим общим папкам.
Принимать приглашения в общие папки от других пользователей.

Что делать, если адресный доступ к папкам уже включился

Вы можете пользоваться уже созданными общими папками и не перенастраивать к ним доступ, если:

В них никого больше не нужно приглашать.
В эти папки, кроме ваших коллег, приглашены внешние пользователи. Если перенастроить доступ, внешние пользователи не будут видеть общие папки на своих Дисках и не смогут их редактировать.

Чтобы полноценно пользоваться новыми возможностями для совместной работы, можно перенастроить доступ к папкам, которыми пользуются только сотрудники вашей организации:

Закройте к ней существующие доступы: выберите папку, нажмите Настроить доступ на верхней панели или в контекстном меню, а затем нажмите кнопку Закрыть доступ всем.
Настройте доступ по новой инструкции: персональный или общий.

Настроить персональный доступ

Этот тип доступа подойдет, если вы хотите:

Поделиться файлом или папкой с каким-то конкретным сотрудником, группой или подразделением.
Настроить разные уровни доступа в пределах группы или подразделения. Например, чтобы два сотрудника из группы смогли просмотреть и скачать файл, а один — отредактировать.

Чтобы настроить персональный доступ:

Выберите файл или папку и нажмите Поделиться одним из способов:
- на верхней панели:
- в контекстном меню:
В поле Добавьте пользователя, подразделение или группу выберите, кому хотите открыть доступ.
Можно добавить в список:
- сотрудников вашей организации;
- сотрудников другой организации в Яндекс 360 для бизнеса;
- людей с аккаунтами на Яндексе, например, login@yandex.ru.
Нажмите Добавить.
Для каждого, кого вы добавили, выберите уровень доступа:
- Просмотр — если вы разрешаете просматривать и скачивать файл или папку.
- Редактирование — если вы разрешаете просматривать, редактировать, переименовывать, скачивать и удалять файл или папку.
Примечание.
У уровня Редактирование приоритет выше, чем у уровня Просмотр.
Если вы откроете персональный доступ на редактирование всему подразделению, а одному из сотрудников подразделения персональный доступ на просмотр, этот сотрудник сможет вносить изменения в файл, как и его коллеги. Чтобы этого не произошло, добавьте сотрудников по отдельности и выберите для каждого подходящие уровни доступа.
Чтобы поделиться ссылкой на файл или папку, нажмите Скопировать ссылку и отправьте ее в письме или сообщении.

Чтобы изменить уровень персонального доступа или закрыть его, выберите файл или папку, на верхней панели нажмите Поделиться, а затем напротив имени пользователя установите подходящий уровень доступа или выберите Закрыть доступ.

Настроить общий доступ

Общий доступ к файлу или папке можно настроить для всех сотрудников или внешних пользователей. Например, чтобы поделиться документом с клиентом компании или сотрудником, у которого нет почты на Яндексе. Настраивая общий доступ, вы можете защитить файл или папку:

установить пароль;
запретить скачивание;
установить срок действия ссылки.

Чтобы открыть общий доступ:

Выберите файл или папку и нажмите Поделиться одним из способов:
- на верхней панели:
- в контекстном меню:
В разделе Общий доступ напротив пункта Всем, у кого есть ссылка выберите уровень доступа:
- Просмотр — если вы разрешаете просматривать и скачивать файл или папку.
- Редактирование — если вы разрешаете просматривать, редактировать, переименовывать, скачивать и удалять файл или папку.
Примечание.
У уровня Редактирование приоритет выше, чем у уровня Просмотр.

Например, если вы откроете общий доступ к папке на редактирование и поделитесь ссылкой с людьми, у которых есть персональный доступ на просмотр папки, они тоже смогут редактировать папку.
Нажмите Настроить доступ, чтобы включить дополнительные опции:
- Только внутри организации — файл или папка будут доступны только вашим коллегам с аккаунтами на домене организации.
- Защитить паролем — файл или папка будут доступны только тем, кому вы сообщите пароль.
  
  Чтобы установить пароль:
  1. Введите пароль длиной от 4 символов и запомните его.
  2. Нажмите Готово.
  Пароль можно отредактировать или отключить.
- Запретить скачивание — файл или папку нельзя будет скачать или сохранить на личный Диск. Документы нельзя будет распечатать, а аудиофайлы — прослушать.
  
  Внимание. Имейте в виду, что возможность сделать скриншот или записать видео останется.
- Срок действия — ссылка удалится, когда срок подойдет к концу. Файл или папка будут недоступны пользователям, пока вы не поделитесь ссылкой снова. Если ссылка бессрочная, она будет работать, пока вы не закроете доступ к файлу или папке. Если вы поделитесь файлом или папкой еще раз, Диск создаст новую ссылку. Но если к файлу или папке уже открыт доступ и вы скопируете ссылку с помощью программы для компьютера или мобильного приложения, это будет та же ссылка, что создалась в первый раз.
Нажмите Готово.
Чтобы поделиться файлом или папкой, нажмите Скопировать ссылку и отправьте ее в письме или сообщении.

Чтобы изменить уровень общего доступа или закрыть его для всех, выберите файл или папку, а затем нажмите Поделиться на верхней панели или в контекстном меню. В разделе Общий доступ нажмите на текущий уровень доступа, поменяйте его или нажмите Закрыть доступ.

Закрыть все доступы

Вы можете закрыть сразу все доступы к файлу или папке: и персональные, и общий. Ссылка, которой вы поделились с другими людьми, перестанет работать.

Выберите файл или папку и нажмите Поделиться одним из способов:
- на верхней панели:
- в контекстном меню:
Внизу окна настроек доступа нажмите кнопку .
Выберите Закрыть все доступы.

Обратите внимание: если вы закроете доступы по этой инструкции, а позже захотите снова поделиться файлом или папкой, новая ссылка будет отличаться от старой. Те, у кого был доступ к файлу или папке по старой ссылке, не будут иметь его, пока вы не отправите им новую ссылку.

Мне открыли адресный доступ к папке

Перейдите по ссылке, которую отправил вам владелец папки. Откроется публичная страница папки.

В зависимости от уровня доступа, который настроил владелец, вы можете:

Добавить папку в раздел Общий доступ на вашем Диске.
Сохранить копию папки на свой Диск.
Скачать папку на свой компьютер.

Частые вопросы

Занимают ли чужие файлы и папки место на моем Диске?

Нет. Чужие файлы и папки занимают место только на Диске их владельцев.

Как быстро найти папку, которой со мной поделились?

Перейдите в раздел Общий доступ. В нем вы увидите:

Список папок, к которым вы получили доступ.
Владельцев этих папок.
Уровни доступа, которые вам открыли.

Если в вашей организации уже можно настраивать адресный доступ к папкам, в списке могут быть два вида папок:

— Общие папки. Что можно делать в общих папках?

— Папки, к которым вам открыли адресный доступ.

Не могу добавить папку на свой Диск

Если владелец защитил папку паролем, сделать это не получится.

Какими файлами и папками из доступной мне папки можно делиться?

Если это папка сотрудника вашей организации и у вас есть доступ на ее редактирование, вы можете поделиться любыми вложенными файлами и папками.

Если владелец папки состоит в другой организации, поделиться файлом или папкой из его папки не получится.

Я перемещаю свой файл в чужую папку, и владельцем файла становится другой человек. Что будет с доступами?

Содержимое папки принадлежит ее владельцу, даже когда файлы и папки в нее добавляют другие люди. Любой файл, добавленный в чужую папку, будет занимать место на Диске владельца этой папки.

Если вы настроили к файлу адресный доступ в своей папке, а потом переместили файл в чужую папку, настройте адресный доступ заново и поделитесь с другими людьми новой ссылкой. Старая ссылка на файл может не работать.

Можно ли перемещать файлы или папки из чужой общей папки в другие папки?

Перемещать вложенные файлы и папки можно только внутри доступной вам чужой папки.

Например, у вас есть доступ к папке «Отчеты 2024», внутри которой хранятся папки «Январь» и «Февраль». Вы можете перенести файл из папки «Февраль» в папку «Январь». Но не получится переместить папку «Январь» в раздел «Файлы» на вашем личном Диске.

Пропал доступ к папке: ссылка не работает, папки нет в разделе «Общий доступ»

Это могло произойти, если:

владелец папки закрыл к ней доступ;
владелец папки защитил папку паролем;
у ссылки на папку закончился срок действия.

Персональный доступ к папке может ненадолго пропасть, когда заканчивается срок действия публичной ссылки на папку. Если у вас был персональный доступ к папке, подождите 1-2 минуты — доступ восстановится. Если этот совет не помог, обратитесь к владельцу, чтобы он снова открыл вам доступ к папке, сообщил пароль или продлил срок действия ссылки.

Могу ли я удалить файл или папку из чужой общей папки?

Да, если вам открыли доступ на редактирование папки. Если вы удалите файл из чужой папки, он переместится в корзину ее владельца, и восстановить его сможет только владелец.

Удалять файлы и папки из чужой папки можно только через контекстное меню:

Мне не нужен доступ в чужую папку. Можно ли от него отказаться?

Вы можете удалить папку из раздела Общий доступ. Для этого нажмите на папку правой кнопкой мыши и выберите Удалить из списка. Папка исчезнет из раздела «Общий доступ» на вашем Диске, но останется на Диске владельца. У вас останется доступ к этой папке по ссылке и вы сможете добавить ее в раздел «Общий доступ», если это понадобится.

Если у вас есть доступ на редактирование папки, вы можете от него отказаться и убрать папку из раздела «Общий доступ»:

Выберите папку и нажмите Поделиться одним из способов:
- на верхней панели:
- в контекстном меню:
Найдите себя в списке пользователей с доступом.
Справа от своего имени нажмите на текущий уровень доступа и выберите Закрыть доступ.

Папка пропадет из раздела «Общий доступ» на вашем Диске, а ссылка на папку, которой с вами поделились, перестанет работать. Если вам снова понадобится доступ к этой папке, вы сможете обратиться к ее владельцу или людям, у которых есть доступ на редактирование.