Электронные перевозочные документы

Термины и определения

• ЭДО — электронный документооборот;
• ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, через которую компании оформляют, подписывают и передают такие документы;
• ЭТрН — электронная транспортная накладная;
• ЭЗЗ — электронная заявка-заказ;
• ЭПЛ — электронный путевой лист;
• Провайдер ЭДО — аккредитованная организация-посредник между участниками перевозки и ГИС ЭПД, через которую компании оформляют и подписывают ЭТрН;
• Титул (Т1–Т4) — часть ЭТрН, которую заполняет и подписывает соответствующий участник перевозки на своем этапе;
• ПЭП — простая электронная подпись;
• FNS_id — идентификатор компании, который провайдер ЭДО выдает при заключении договора и который вы используете для настройки интеграции.

Состав документов

С 1 сентября 2026 года грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы оформляют электронные документы для перевозок, в которых они выступают как разные юридические лица:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — основной документ, который подтверждает, что стороны заключили договор перевозки груза на автомобиле. Он содержит данные о грузоотправителе, перевозчике, получателе, маршруте и о самом грузе. Подробнее

• Электронная заявка-заказ (ЭЗЗ) — документ, которым заказчик перевозки и перевозчик согласовывают рейс. Заказчик оформляет отдельную ЭЗЗ на каждую перевозку с каждым перевозчиком.

Кроме этих документов компания оформляет электронный путевой лист (ЭПЛ), если перевозит алкогольную или спиртосодержащую продукцию.

Электронная транспортная накладная

ЭТрН — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной. Компании оформляют и передают документ через государственную информационную систему (ГИС ЭПД) и подписывают юридически значимой электронной подписью.

ЭТрН:

• подтверждает факт перевозки груза;
• служит основанием для признания расходов;
• дает право на вычет НДС.

ЭТрН состоит из титулов — частей, которые заполняют и подписывают участники перевозки. Обязательных титулов четыре — по одному на каждый этап перевозки:

• Титул Т1 (грузоотправитель):

  • данные о сторонах сделки;
  • информация о грузе;
  • условия договора;
  • сведения о водителе и транспортном средстве.

• Титул Т2 (перевозчик):

  • подтверждение приема груза;
  • описание состояния груза на момент погрузки.

• Титул Т3 (грузополучатель):

  • фиксация приемки груза;
  • указание фактических характеристик (количество, состояние и т. д.).

• Титул Т4 (перевозчик):

  • подтверждение сдачи груза;
  • завершение документооборота.

Особенности ЭТрН:

• Участники перевозки — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель — подписывают ЭТрН последовательно.

• ГИС ЭПД автоматически передает данные из ЭТрН в ФНС, ФТС и другие ведомства.

• Компании передают ЭТрН через провайдера ЭДО, аккредитованного ФНС. Провайдер должен поддерживать обмен с другими сервисами ЭДО — это позволяет работать с контрагентами на разных платформах.

• Водитель показывает инспектору QR-код накладной, в том числе без подключения к интернету. Подробнее см. в разделе QR-код перевозочных документов.

QR-код перевозочных документов

ГИС ЭПД формирует отдельный QR-код для каждого документа — ЭТрН, ЭЗЗ и ЭПЛ.

ГИС ЭПД автоматически генерирует QR-код после подписания титулов Т1 и Т2. QR-код содержит идентификатор документа и электронную подпись ГИС ЭПД. После подписания всех обязательных титулов ГИС ЭПД больше не изменяет QR-код.

ГИС ЭПД формирует QR-код около 15 минут. Если QR-код не появился в течение 4 часов, считайте это технической неполадкой: проверьте, подписаны ли все необходимые титулы, и, если подписаны, обратитесь в техническую поддержку вашего провайдера ЭДО.

Водитель предъявляет QR-код инспектору ГИБДД. Инспектор принимает QR-код вместо бумажной копии документа.

Как это работает в Яндекс Маршрутизации

Провайдер ЭДО предоставляет инфраструктуру для подписания титулов, которые требуют квалифицированной электронной подписи. Яндекс Маршрутизация упрощает работу с ЭТрН для логиста и водителя:

• логист подписывает титулы перевозчика — Т2 и Т4 — в личном кабинете провайдера ЭДО;
• логист может вручную привязать заказ в Яндекс Маршрутизации к ЭТрН по ее номеру;
• водитель может просматривать привязанные к заказу ЭТрН и их QR-коды в приложении Яндекс Маршрутизация;
• водитель подтверждает погрузку и разгрузку простой электронной подписью (ПЭП) в приложении Яндекс Маршрутизация.

Остальные перевозочные документы — ЭЗЗ, ЭПЛ и другие — водитель открывает в приложении провайдера ЭДО.

Подключение к ЭТрН

Чтобы начать работать с ЭТрН в Яндекс Маршрутизации:

1. Самостоятельно заключите договор с провайдером ЭДО вне интерфейса Яндекс Маршрутизации. Провайдер выдаст вашей компании FNS_id.
2. Обратитесь к клиентскому менеджеру или в службу поддержки с запросом на подключение функциональности ЭТрН. Укажите:
   • свой FNS_id;
   • провайдера ЭДО, с которым вы заключили договор.
3. Дождитесь, пока служба поддержки включит функциональность для вашей компании.
4. Получите от службы поддержки Яндекс Маршрутизации ссылку на служебную учетную запись.
5. Предоставьте этой служебной учетной записи доступ в личном кабинете провайдера ЭДО.

После этого Яндекс Маршрутизация сможет получать данные о накладных, оформленных у провайдера, и связывать их с вашими заказами.

Передача маршрута и привязка ЭТрН к заказу

1. Загрузите готовые маршруты в Яндекс Маршрутизацию. Подробнее см. в разделе Загрузка данных.

2. Скопируйте номера заказов, указанные в маршрутах.

3. Откройте личный кабинет провайдера ЭДО и перейдите в ЭТрН.

4. В разделе Дополнительная информация укажите параметр:

   • идентификатор — routeq;
   • значение — номер заказа (order.number). Если номер заказа не важен для сопоставления, укажите вместо него заглушку — 0. В этом случае привязать накладную к заказу можно только вручную.

Яндекс Маршрутизация по значению этого параметра находит ЭТрН, созданные у провайдера, и автоматически привязывает их к соответствующим заказам маршрута.

Если вы пользуетесь мультизаказами вместо товарного состава, привязывайте к ЭТрН только один заказ из мультизаказа.

Ручная привязка и отсутствующая накладная

Если Яндекс Маршрутизация не нашла ЭТрН для заказа автоматически, она отмечает такой заказ в интерфейсе как заказ без привязанной накладной.

Привязать накладную вручную можно двумя способами: сразу по всему маршруту или по отдельному заказу.

Водитель работает с ЭТрН во время погрузки заказов в автомобиль на складе и при вручении заказа получателю.

На этапе погрузки и разгрузки водитель может оставить комментарий к заказу — Яндекс Маршрутизация передает этот комментарий в ЭТрН отдельным полем.

Во время движения по маршруту водитель может открыть QR-код ЭТрН по конкретному заказу из карточки заказа, а также посмотреть список всех QR-кодов по маршруту. О том, как и когда ГИС ЭПД формирует QR-код, см. в разделе QR-код перевозочных документов.

Подтверждение погрузки на складе

На погрузке водитель выполняет следующие шаги:

1. Открывает приложение Яндекс Маршрутизация и переходит в карточку склада.

2. Открывает список накладных.

3. Получает заказы. К этому моменту грузоотправитель уже должен подписать титул Т1. До этого момента водитель не может перейти к подписанию.

4. Подписывает каждую накладную отдельно или все сразу одной кнопкой.

5. Ждет, когда логист подпишет титул Т2. До момента подписания водитель видит статус Ждем подпись.

   Пока водитель ждет, Яндекс Маршрутизация вносит изменение в ЭТрН у провайдера ЭДО и меняет статус заказа на Заказ получен.

6. При необходимости нажимает в приложении кнопку Проверить подпись, чтобы проверить статус подписания накладных.

7. Отмечает склад посещенным.

После подписания титула Т2 Яндекс Маршрутизация привязывает к каждому заказу маршрута соответствующее изображение QR-кода ЭТрН.

Подтверждение доставки

После приезда на точку доставки водитель выполняет следующие шаги:

1. Вручает заказ получателю и дожидается, когда получатель подпишет титул Т3.

2. Открывает приложение Яндекс Маршрутизация, переходит в карточку заказа и открывает накладную.

3. Нажимает кнопку Подписать (простая электронная подпись). К этому моменту участники перевозки уже должны подписать титулы Т1, Т2 и Т3.

   При подписании Яндекс Маршрутизация отмечает факт доставки заказа в ЭТрН у провайдера ЭДО.

4. Ждет, когда логист подпишет титул Т4. До момента подписания водитель видит статус Ждем подпись.

5. После того как участники перевозки подписали все титулы, отмечает выполнение заказа.

Написать в службу поддержки